เมื่อเอ่ยถึง 5 ส. หลายท่านคงเคยได้ยินจนคุ้นหู  แต่มักจะนึกถึงการนำ 5ส  มาใช้ในโรงงาน  ในสถานที่ทำงาน  เพื่อทำให้โรงงาน  หรือ  สถานที่ทำงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย  และน่าอยู่  น่าทำงาน  ปัจจุบันองค์กรต่างๆได้มีการทำ 5ส. กันอย่างกว้างขวางและเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงานประจำ ( Daily  Management)  และเป็นพื้นฐานที่สำคัญของระบบคุณภาพและการเพิ่มผลผลิตอย่างยั่งยืน การนำหลักการของ 5ส เข้ามาใช้ในการบริหารจัดการ   ก่อนอื่น  เราคงจะต้องทำความเข้าใจถึงความหมาย  และแนวคิดของ 5ส  ก่อนว่า  มีความเป็นมาเป็นไปอย่างไร  และอะไร  คือ  หลักการของ 5ส

5 ส. เสาเข็ม 5 ต้นของการพัฒนา

      หากสร้างบ้าน  ต้องมีเสาเข็ม  เพื่อทำให้ฐานรากของบ้าน  หรือตึกมั่นคงฉันใด  การพัฒนาคุณภาพก็ต้องมีการวางรากฐานของ 5ส  ไว้เป็นหลักการพื้นฐานฉันนั้น  ลองนึกถึงภาพครอบครัว  ซึ่งประกอบด้วย  พ่อ  แม่  และลูก ๆ   และทุกคนนำหลักการของ 5ส  มาใช้ในการจัดระบบ  ระเบียบสิ่งของในบ้าน  ทำให้บ้านมีระเบียบ  สิ่งของที่ควรอยู่ในจุดต่าง ๆ อยู่ตรงตามจุดที่กำหนด  บ้านมีความสะอาด  และทุกคนให้ความร่วมมือกันทำ  Big Cleaning  ทุกวันอาทิตย์  ซึ่งถือว่า  เป็นวันครอบครัว  (Family Day)  บรรยากาศการเป็นครอบครัว  คงจะมีความสุข  และน่าอยู่ขึ้นอีกมาก  (ได้ช่วยกันทำงานเป็นทีม)
แต่ถ้าหากองค์กรนำมาใช้ในสถานที่ทำงานแล้วก็จะได้ประโยชน์อย่างมหาศาล เพราะสถานที่ทำงานของเราเปรียบเหมือนครอบครัวใหญ่ ซึ่งมีผู้บริหารเป็นเสมือนหัวหน้าครอบครัว  หากเราทำให้ทุกคนในองค์กร ช่วยกันดูแลองค์กรเสมือนเป็นบ้านของเราเองแล้ว องค์กรคงจะได้อยู่ร่วมกันอย่างมีความสุข    เสมือนหนึ่งเป็นคนในครอบครัวเดียวกัน

5 ส. มีความเป็นมาอย่างไร        

      เรามักจะได้ยินคนกล่าวว่า  “ กิจกรรม 5ส  เป็นกิจกรรมที่มาจากประเทศญี่ปุ่น  โดยข้ามน้ำข้ามทะเลมา  แต่กิจกรรม  5ส  จะไม่ประสพความสำเร็จในประเทศไทย  ”  คำพูดดังกล่าว  ดูเหมือนว่า  5ส  คงทำไม่ได้อย่างแน่นอน  ในบ้านเรา  เพราะคนไทย  และคนญี่ปุ่น  มีลักษณะที่แตกต่างกัน
ในความเห็นของผู้เขียน  กลับมองในมุมตรงข้ามจากประสบการณ์ที่คลุกคลีกับกิจกรรมนี้มาเป็นเวลานาน   เห็นว่า 5ส  ที่นำมาใช้อยู่ในองค์กรต่าง ๆ ในบ้านเรา  ได้มีการประยุกต์  และปรับเปลี่ยนให้มีสไตล์แบบไทย ๆ  (Thai Style)  และเป็นรูปแบบที่มีความยืดหยุ่นกว่าต้นฉบับดังเดิมของญี่ปุ่น  โดยแทรกวัฒนธรรมความเป็นไทยลงไปผสมผสาน  คลุกเคล้าให้ได้สัดส่วนที่เหมาะกับคนไทยอย่างยิ่ง  ซึ่งหลาย ๆ หน่วยงานที่นำ 5ส  มาประยุกต์ใช้  ถือว่า  เป็นกิจกรรม  (Activity)  พัฒนาทรัพยากรมนุษย์ขั้นพื้นฐานที่ผู้มาใหม่/พนักงานใหม่ทุกคนต้องรับรู้  และเข้าใจถึงปรัชญาแนวคิด  และวิธีการปฏิบัติกิจกรรม 5ส  อย่างถ่องแท้
5 ส  มาจาก  คำในภาษาญี่ปุ่น 5 คำ

            สะสาง  Seiri  (เซ – ริ)  คือ  การแยกให้ชัด  ระหว่างสิ่งของที่จำเป็นและไม่จำเป็นต่อการใช้งานออกเป็น 2 ส่วน

            สะดวก  Seiton  (เซ – ตง)  คือ  การจัดวางของที่จำเป็นให้ง่ายต่อการใช้  ให้ทุกคนดูแล้ว
รู้ว่าเป็นอะไร  อยู่ที่ใด

            สะอาด  Seiso  (เซ – โซ)  คือ  การทำความสะอาด  ปัดกวาด  เช็ดถู   ให้ดูงามตา  และสวย  งาม  เสริมสร้างบรรยากาศที่น่าอยู่  น่าอาศัย

            สุขลักษณะ Seiketsu  (เซ – เคท – ซึ)  คือ  การรักษาสภาพให้เป็นระเบียบ  เรียบร้อย  สะอาด ดูงามตาอยู่เสมอ  โดยการทำ ส 1 , ส2  และ ส3  อย่างต่อเนื่อง

            สร้างนิสัย Shitsuke  (ชิท – ซิ – เคะ)  คือ  การฝึกอบรมบ่มนิสัยให้ปฏิบัติตามสิ่งที่ได้กำหนดไว้อย่างถูกต้อง

จะนำ 5 ส. เข้ามาปฏิบัติ มีขั้นตอนอย่างไร

เมื่อเราทราบ  และเข้าใจหลักการของ 5ส แล้ว  คราวนี้  หากเราจะนำ 5ส เข้ามาใช้  เราจะต้องทำเป็นลำดับขั้น  ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 การสะสม (ส.1)

      ขั้นตอนนี้สำคัญมาก  เพราะหากทำผิดหลักการ  และเรานำสิ่งของที่จำเป็นและยังมีค่าทิ้งออกไป      สิ่งนั้นจะไม่มีวันได้กลับคืนมา  (ห้ามกล่าวโทษว่า เพราะทำ 5ส  ของจึงหาย)  เพื่อป้องกันปัญหานี้  เราจะต้องเข้าใจความสัมพันธ์ของสิ่งของ  ซึ่งแสดงดังผังความสัมพันธ์ของสิ่งของข้างล่างนี้

ผังความสัมพันธ์ของสิ่งของ

เมื่อเราเข้าใจความสัมพันธ์ของสิ่งของจากผังข้างต้นแล้ว  เราจะเห็นว่า  ในการทำ  ขั้นตอนที่ 1 นี้  เราจะต้องเริ่มต้น  ดังนี้

      สำรวจ สิ่งของต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสถานที่ทำงาน  โดยใช้ผังความสัมพันธ์ของสิ่งของ  เช่น  เราสำรวจในห้องหนังสือ  ดูว่า  เรามีหนังสือต่าง ๆ อยู่เท่าใด  หนังสือใด  เป็นหนังสือที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว  (ล้าสมัย  ,  ชำรุด)  หนังสือใดยังคงใช้งานอยู่  ก็ให้เราคัดออกเป็น 2 ส่วน (2 กอง)

      1. แยกแยะ จากขั้นตอนนี้  เราจะได้สิ่งของเป็น 2 ส่วน  คือ  หนังสือที่ยังคงใช้งานอยู่  ซึ่งหนังสือส่วนนี้  เราจะต้องนำไปสู่การจัดเก็บอย่างเป็นระบบ  (ส.2 – สะดวก)  ต่อไป  แต่สำหรับหนังสือในส่วนที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว  ในส่วนนี้จะต้องพิจารณาต่อไปว่า จะทำอย่างไร  เช่น  จะโอนไปให้ใคร  , จะบริจาคได้หรือไม่  (หนังสือยังมีคุณค่าอยู่สำหรับบุคคลอื่น)  , จะขายโดยการชั่งกิโล  (ประมาณกิโลละ 3 บาท)  ดี  หรือ  ไม่  หรือทางเลือกสุดท้าย  คือ  ทิ้งไป  ซึ่งทางเลือกสุดท้ายนี้  ควรไตร่ตรองให้รอบคอบก่อนทำ  เพราะจะเป็นทางเลือกที่อาจนำไปสู่ผลกระทบอื่น ๆ ตามมาได้
การสะสางนี้  สิ่งที่เราควรตระหนักเสมอ  คือ  มีสิ่งของใดที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้  (re use)  และสิ่งของใด  นำมาแปรรูปใหม่ได้  (Recycle)  ซึ่งทั้ง 2 วิธีนี้  จะเป็นการช่วยอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติ  และปกป้องมิให้โลกเกิดมลภาวะได้อีกทางหนึ่ง  (ถ้าทุกครอบครัวช่วยกันอย่างจริงจัง)
      เมื่อเรานำการสะสางแล้ว  ก็จะเหลือสิ่งของที่จำเป็น  และมีประโยชน์ต่อการใช้งาน  เราก็จะนำไปวางระบบการจัดเก็บต่อไป  (ส.2 – สะดวก)  อนึ่ง  เพื่อให้เกิดการทำการสะสางอย่างมีประสิทธิภาพ  และประสิทธิผล  ควรทำการสะสางอย่างค่อยเป็นค่อยไป  และต่อเนื่อง  โดยอาจจัดเวลาในการทำเป็นประจำทุกเดือน  หรือทุกสัปดาห์ก็ได้

ขั้นตอนที่ 2 การจัดสะดวก (ส.2)

      หลังจากที่เราได้แยกแยะสิ่งของในขั้นตอนสะสาง  เป็นที่เรียบร้อยแล้ว  ก็ถึงงานสำคัญ คือ  การจัดเก็บของให้เข้าที่  เข้าทาง  เพื่อให้  หยิบง่าย  หายรู้  ดูงามตา  ซึ่งโดยหลักการจัดสะดวกจะเน้นหลักการ  ดังต่อไปนี้

      - ต้องคำนึงถึงหลักการจัดให้เกิดประสิทธิภาพ  ซึ่งโดยความหมาย  คือ  การจัดเก็บต้องจัดเก็บแล้วหยิบมาใช้ได้ง่าย  โดยถ้าสิ่งของที่จัดเก็บหายไปจะต้องรู้ทันทีว่าสิ่งของนั้นหายไปจากที่จัดเก็บ  และการจัดเก็บจะต้องจัดเก็บให้ดูสวยงาม

      - ต้องคำนึงถึงหลักคุณภาพ  คือ  สิ่งของที่จัดเก็บจะต้องไม่เสื่อมคุณภาพ  ได้แก่  ต้องไม่จัดเก็บแล้วเกิดการเปียกชื้น  ,  จัดเก็บสิ่งที่เป็นโลหะแล้วไม่ทำให้เกิดสนิม ,  จัดเก็บแล้วต้องไม่ทำให้เกิดการแตกหัก  (วางซ่อนทับกันทำให้ของชำรุดแตกหัก) และถ้าสิ่งของใด  มีข้อกำหนด  ก็ต้องจัดเก็บให้ถูกต้องตามข้อกำหนดของสิ่งของนั้น ๆ

      - ต้องคำนึงถึงหลักความปลอดภัยโดยในการจัดเก็บจะต้องมีการป้องกันการโค่นล้ม  ,  ต้องไม่จัดเก็บให้กีดขวางพื้นที่  ซึ่งทำให้สะดุด  หรือกระแทกถูกสิ่งของที่จัดเก็บ  ,  การจัดเก็บต้องไม่มีส่วนอันตรายยื่นจนอาจทำให้ได้รับอันตรายได้

      - ต้องคำนึงถึงว่า  หากเป็นของที่เราใช้บ่อย ๆ ก็ให้จัดเก็บไว้ใกล้กับตัวผู้ใช้งาน

      - การจัดเก็บจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่ทุกคนในบ้าน  จะต้องรู้  ทราบ  และสามารถนำไปใช้งานได้ง่าย

      ดังนั้น  การจัดสะดวกนั้น  จะเน้นการทำดัชนี  (Index)  การจัดทำป้ายชี้บ่ง  ,  การจัดทำฉลากอุปกรณ์  ,  การจัดทำทะเบียนสิ่งของติดไว้ที่หน้าตู้  หรือชั้นจัดเก็บ  รวมไปถึง  การใช้ความคิดริเริ่ม  สร้างสรรค์ในการจัดเก็บอย่างหลากหลาย  ดังนั้น  ขั้นตอนของ ส.2  (ส – สะดวก)  นี้  จะส่งเสริมให้เกิดการระดมสมอง  ระดมความคิด  เพื่อพัฒนารูปแบบและวิธีการจัดเก็บอย่างไม่มีขีดจำกัดอีกด้วย

ขั้นตอนที่ 3 การทำความสะอาด (ส.3)

      การที่จะทำให้สิ่งของต่าง ๆ ที่เราจัดเก็บอย่างมีระเบียบเรียบร้อย  ทำให้มีคุณค่าอย่างสมบูรณ์นั้น  ความสะอาด  ถือว่า  เป็นหัวใจสำคัญ  ดังนั้น  ในขั้นตอนที่ 3 นี้  การทำความสะอาด  ปัดกวาด  เช็ดถูในทุก ๆ ส่วน  แม้ในซอกมุมของห้อง  ,  ของสิ่งของ  (เช่น  ด้านหลังโต๊ะ  ใต้โต๊ะ  ,ในมูลี่  เป็นต้น)  โดยทั่วไปการทำ ส. สะอาด  จะแบ่งเป็นขั้นตอนย่อย 3 ขั้นตอน  คือ

      การแบ่งพื้นที่  ออกเป็นส่วน ๆ และกำหนดผู้รับผิดชอบในการดูแล

      การหาต้นตอสาเหตุของความสกปรก  และแก้ไขที่ต้นเหตุของปัญหา

      การทำความสะอาดใหญ่  (Big Cleaning)  และการทำความสะอาดเป็นช่วง ๆ อย่างต่อเนื่อง เราจะพบว่า  ความสะอาด  ถือว่าเป็นพื้นฐานที่สำคัญของคุณภาพ  ทั้งคุณภาพคน  และคุณภาพงาน  ดังนั้น  การที่เรามีการทำ  ส. สะอาด  อย่างต่อเนื่อง  ก็จะทำสถานที่ทำงานของเราน่าอยู่ น่าทำงาน สบายตาเมื่อได้มองดู และทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจ

ขั้นตอนที่ 4 สุขลักษณะ (ส.4)

      เมื่อเราได้ทำ ส.1 , ส.2  และ ส.3 มาแล้ว  สิ่งที่จะเกิดขึ้นอย่างทันที  คือ  ส. สุขลักษณะ  ซึ่งการเกิด ส. ที่ 4  นั้น  จะเป็นผลลัพธ์  (out put)  ที่เราสามารถจับต้อง  และสัมผัสได้ทันที  แต่การที่จะทำให้เกิดสุขลักษณะอย่างยั่งยืนนั้น จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานของการดำเนินการตั้งแต่ ส.1 –ส.3  ไว้อย่างเป็นระบบ  และมีลายลักษณ์อักษร  ซึ่งเรามักจะเรียกกันว่า  การกำหนดมาตรฐาน  (Standard) ซึ่งหากเรามุ่งเน้นที่จะรักษามาตรฐานที่กำหนดขึ้นให้คงอยู่ก็จะช่วยทำให้เกิดสุขลักษณะอย่างแท้จริง

      เมื่อถึงขั้นตอนที่ 4 นี้ บ้านเราก็คงน่าอยู่  น่าอาศัย  ขึ้นเป็นกอง  (สะอาด  ,  เป็นระเบียบ  ,ดูสวยงาม)  ซึ่งสิ่งที่เป็นตัวสะท้อนจะออกมาทางสิ่งที่มนุษย์สัมผัสได้  ทั้งจากการมอง  (ทางตา)  ,  จากทางการฟัง  (ทางหู)  ,  จากการได้ดมกลิ่น  (ทางจมูก)  ,  จากการสัมผัสที่ร่างกาย  (ทางผิวหนัง)  ซึ่งทั้ง  ตา  ,  หู  ,  จมูก  และผิวหนัง  นั้น  มนุษย์จะสัมผัสได้โดยตรง  ซึ่งนับว่า  การประเมินวัดผล 5ส นั้น  ถือว่า  เป็นการวัดที่สะท้อนสิ่งที่เห็น  สิ่งที่สัมผัสได้โดยตรง  จึงง่ายต่อการประเมิน

ขั้นตอนที่ 5 สร้างนิสัย (ส.5)

      หากเราดำเนินการกิจกรรมนี้อย่างต่อเนื่อง  จนเกิดความเคยชิน  และถือว่า  เป็นส่วนหนึ่งของการดำรงชีวิตได้แล้วนั้น  ส. 5 ก็จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ  เหมือนกับทำเป็นกิจวัตรประจำวัน  ซึ่งหากทุกคนในองค์กร  ก้าวมาถึงขั้นที่ 5 นี้ได้แล้ว  ก็นับว่า  จะเกิดประโยชน์อย่างมหาศาล  เพราะอะไรก็ตามที่ทำจนเป็นนิสัย  (นิสัย 5 ส  เป็นนิสัยที่ดี)  วันใดไม่ได้ทำก็จะรู้สึกเหมือนว่า  ขาดอะไรไปบางอย่าง  ทำให้เราต้องทบทวน  และย้อนกลับมาทำ  โดยนิสัย 5 ส. นี้  จะปลูกฝังในจิตสำนึก  โดยไม่ต้องเขียนแผน  ,  เขียนตารางการทำ  เพราะจะทำได้เหมือนเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต  เหมือนกับท่าน  ที่ก่อนนอนต้องสวดมนต์ไหว้พระก่อนนอนทุกวัน  จะสังเกตได้ว่า  วันใด  ท่านลืม  จะมีสิ่งบางสิ่งมาเตือนจิต  เตือนใจ  ให้เราต้องย้อนกลับไปทำก่อน  เพราะถ้าลืมสวด  มักจะนอนไม่ค่อยหลับ  หากเราปลูกฝังให้ในจิตสำนึก   มี 5 ส  (5S mind)  ได้แล้ว  ก็จะรู้สึกโล่ง  เบา  สบาย  (สู่สูงสุดยอด)  คืนสู่สามัญ  (ไร้รูปแบบ)  และเมื่อเวลานั้นมาถึง  คุณภาพก็จะเกิดขึ้นอย่างยั่งยืนตลอดไป

      จากแนวทางที่ได้เขียนมานั้นคิดว่าทุกท่านคงเข้าใจหลักการและแนวทางการนำกิจกรรม 5ส. ไปสู่การปฏิบัติ  สิ่งที่สำคัญที่สุดหลังจากนี้ก็คือการนำไปลองทำดู อย่างค่อยเป็นค่อยไป เป็นขั้นเป็นตอน และในไม่ช้าความสำเร็จที่หวานชื่นคงรอให้เราสัมผัสอยู่เบื้องหน้า

เริ่มต้นตั้งแต่วันนี้........ความสำเร็จกำลังรอเราอยู่